問題分析：

①這是一個在規章制度的執行上，超越原則的錯誤。

②可能存在的問題：1）這位文員可能會認為自己是在靈活變通執行公司的制度，方便員工，也方便自己；2）被要求簽字的公司領導和主任，如果對該項規章不甚了解，可能也會是理糊涂的給予了簽字，一種不成文的規則慣例也許就這樣形成了。這無形中給企業增添了無效的管控流程。

③問題的關鍵：該文員的執行錯誤導致了公司有關制度的失效。該項規定的目的是為了防止外借集體戶口本的丟失和不按時歸還。執行者一變通就令制度形同虛設，相關管理者無形中也被利用協助執行者破壞公司規則。文員本是該項制度的執行者，卻行使了制度的制訂和決策者角色。

處理問題的方法和思路：

①分析和指出該員工執行制度的錯誤所在：

1）沒有按文件規定嚴格執行；

2）擅自修改規則和變更管理流程。公司的制度修改必須由責任部門經過一定的審核程序才可生效。

3）無形中把責任轉加給相關管理者（主任和公司領導）。

②糾正措施：

1）要求嚴格按制度執行；

2）提高對制度的認識水平，擔負起文員本職的管控責任；

3）對制度存在的問題可在執行中提出修改建議，在未采納和未修改之前必須嚴格按現有制度執行。